Gesprächsführung und Kommunikation

Gesprächsführung und Kommunikation – Gespräche in der beruflichen Praxis sind oftmals sehr komplex. Gerade bei schwierigen Gesprächen ist es sinnvoll, nicht alleine „aus dem Bauch heraus“ zu agieren, sondern Gefühl und Verstand gleichermaßen zu nutzen.

In unserem Informationsblog Gesprächsführung und Kommunikation erhalten Sie Tipps für einen erfolgreichen Gesprächsverlauf:

• Legen Sie die Agenda für das Gespräch fest
• Legen Sie die Rollenverteilung fest
• Gespräche auf Augenhöhe führen
• Passen Ort und Zeit für das Gespräch?
• Eine konkrete Zielstellung ist das Fundament für erfolgreiche Gespräche
• Und was sollten Sie bei einem Mitarbeitergespräch beachten?
• 5 Tipps für erfolgreiche Mitarbeitergespräche

Teilnehmer habe zu diesem Thema folgende Seminare besucht:

• Effektive Mitarbeitergespräche – Kommunikation ist Erfolg
• Kommunikations- und Gesprächstechniken für Teamleiter
• Kommunikations- und Präsentationstechniken für Teamleiter
• Führungstechniken für Manager

Gesprächsführung und Kommunikation – Legen Sie die Agenda für das Gespräch fest

Über welches Thema möchte ich mich austauschen? Manche Themen sind so „heiß“, dass es von Beginn an klar, dass das Gespräch schwierig werden wird. Gerade dann ist eine gute Vorbereitung unerlässlich!

Legen Sie die Rollenverteilung fest – Gesprächsführung und Kommunikation

Mit bestimmten Rollen sind auch bestimmte Erwartungen an das Gesprächsverhalten verbunden.

• Machen Sie sich – gerade vor schwierigen Gesprächen – Ihre Rolle, Ihre Position und die Erwartungen Ihres Gesprächspartners an diese Rolle bewusst.
• Versuchen Sie, den Freiraum und die Grenzen Ihrer Rolle möglichst realistisch einzuschätzen: Wie viel Einfluss können oder müssen Sie auf das Gespräch nehmen, um seinen Erfolg zu sichern?

Gespräche auf Augenhöhe führen – Gesprächsführung und Kommunikation

Die Beziehung zwischen den Gesprächspartnern ist die Basis, auf der sachliche Probleme gelöst werden. Ist diese Basis gestört, wird es schwierig, ein für beide Seiten befriedigendes Ergebnis im Gespräch zu erzielen.

Wenn Sie eine Person überzeugen möchten, dann müssen Sie sich auf sie einlassen: Was ist das für eine Person? Welche Erfahrungen hat Ihr Gesprächspartner? Was ist Ihrem Gesprächspartner wichtig? Welche Sprache nutzt und versteht Ihr Gesprächspartner?

Auch Ihre Einstellung zu Ihrem Gesprächspartner ist für die Gesprächsplanung wichtig. Machen Sie sich klar, was Sie empfinden, wenn Sie an das Gespräch denken.

• Sind Sie schon im Vorfeld genervt?
• Haben Sie keine gute Meinung von Ihrem Gesprächspartner?

Es gehört zur professionellen Gesprächsführung, eigene Empfindungen und Gefühle wahrzunehmen und ihnen so nicht völlig ausgeliefert zu sein.

Gesprächsführung und Kommunikation – Passen Ort und Zeit für das Gespräch?

Menschen speichern den Sachinhalt eines Gesprächs nicht separat ab, sondern zusammen mit den Informationen zur umgebenden Situation, also Ort und Zeit.

Oft ist es sogar so, dass man sich an Ereignisse, die mit starken Eindrücken verbunden sind, besser erinnern kann. Auch wenn unsere Aufgabe im beruflichen Feld vorwiegend sachorientiert ist, so haben wir doch unsere Sinne immer eingeschaltet.

Die Wahl des Raumes und der Sitzordnung sollten Sie deshalb abhängig von Ihrem Gesprächsziel machen. Wollen Sie sich fachlich austauschen, ist ein Tisch mit zwei über Eck stehenden gleichen Stühlen sinnvoll. So können Sie auch zusammen in Projektunterlagen schauen und gemeinsam Ergebnisse aufschreiben.

Eine konkrete Zielstellung ist das Fundament für erfolgreiche Gespräche

Warum wollen Sie das Gespräch führen? Werden Sie sich darüber klar, welche sachlichen Anliegen und Gefühle Sie antreiben. Auf dieser Basis können Sie dann Ihr Ziel klären. Was wollen Sie in diesem Gespräch erreichen? Was soll es bezwecken?

Machen Sie sich Ihre Ziele bewusst. Vage Zielstellungen wie „Ich muss mal mit ihm darüber reden“ oder „So kann es nicht weitergehen“ wirken nur als Nebelbomben und reichen für ein zielführendes Gespräch nicht aus. Überlegen Sie sich, was Sie erreichen möchten.

Auf eine klare Zielformulierung kommt es an:

1. Formulieren Sie Ihre Ziele in der Vorbereitung klar und konkret. Also nicht: „Ich möchte eine Terminverschiebung für das Projekt Digitaler Vertrieb“, sondern: „Ich möchte, dass der Termin um 14 Tage für das Projekt Digitaler Vertrieb verschoben wird.“
2. Achten Sie auf positive Formulierungen. Nicht: „Die Zahl der Mitarbeiter reicht nicht aus.“ Sondern: „Wir brauchen zwei zusätzliche Mitarbeiter für das Projekt Digitaler Vertrieb.“
3. Berücksichtigen Sie die Gesprächsziele des anderen. Überlegen Sie sich, welche Interessen Ihr Gegenüber in dieser Sache haben könnte. Behalten Sie die optimale Lösung für beide Seiten im Auge.

Und was sollten Sie bei einem Mitarbeitergespräch beachten?

Das Mitarbeitergespräch ist eine wichtige Führungsaufgabe, die nicht delegiert werden kann. Es findet zwischen dem direkten Vorgesetzten und seinen Mitarbeitern statt. Nur in Ausnahmefällen wird diese Aufgabe von Mitarbeitern der Personalabteilung wahrgenommen.

Das Mitarbeitergespräch ist durch folgende Merkmale gekennzeichnet:

• Es geht um besondere Themen, die zwischen Vorgesetzten und dem Mitarbeiter diskutiert werden müssen.
• Mitarbeitergespräche können auch zu regelmäßigen, geplanten Terminen stattfinden. Typischerweise sind diese Beurteilungs- und Zielvereinbarungsgespräche.
• Mitarbeitergespräche sind zumeist Vier-Augen-Gespräche. In Einzelfällen, gerade bei Gesprächen mit disziplinarischem Inhalt, kann die Einbindung der Personalabteilung und des Betriebsrats notwendig werden.

Ein richtig geführtes Mitarbeitergespräch bringt sowohl für den Vorgesetzten als auch für den Mitarbeiter eine Reihe von Vorteilen mit sich:

• Missverständnisse oder Vorurteile werden ausgeräumt.
• Durch die gegenseitige Information kennt man sich besser und hat mehr Verständnis füreinander.
• Bestehende Probleme werden aufgearbeitet und gemeinsam gelöst.
• Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, eigene Gedanken zu Problemen ins Gespräch einzubringen.
• Das Verständnis für organisatorische und personelle Änderungen steigt, wenn Sie als Vorgesetzter die Mitarbeiter rechtzeitig informieren.
• Durch offene Gespräche werden Gerüchte verhindert, wodurch das gegenseitige Vertrauen steigt.
• Die Beziehungen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern und der gegenseitige Kontakt werden verbessert.
• Hierarchieunterschiede werden überwunden und Vorgesetzter und Mitarbeiter verstehen sich als Partner.

Das sind die typischen vier Störer bei einem Mitarbeitergespräch:

1. Die Mitarbeiter haben möglicherweise Hemmungen, alle Gedanken offen auszusprechen.
2. Mitarbeiter schweigen, wenn sie abweichende Auffassungen haben, um nicht widersprechen zu müssen.
3. Das Gespräch hat nur Alibifunktion, da der Vorgesetzte seine Entscheidung bereits getroffen hat.
4. Vorgesetzte halten Monologe und lassen es erst gar nicht zu einem echten Meinungsaustausch kommen.

5 Tipps für erfolgreiche Mitarbeitergespräche

Beachten Sie die folgenden fünf Tipps für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch:

1. Nehmen Sie sich Zeit für die Anliegen Ihres Mitarbeiters.
2. Bringen Sie im Gespräch die notwendige Geduld auf, um den Mitarbeiter ausreichend zu Wort kommen zu lassen.
3. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter, wenn diese ihr Anliegen vortragen, z. B. durch aktives Zuhören oder den Einsatz von Fragetechniken.
4. Greifen Sie die Vorschläge, Bedenken und Sichtweisen Ihrer Mitarbeiter auf und setzen Sie sich mit diesen auseinander.
5. Führen Sie kein Mitarbeitergespräch ohne Ergebnis. Treffen Sie mit Ihren Mitarbeitern Vereinbarungen. Achten Sie auf deren Umsetzung. Vereinbaren Sie Folgetermine. Hier gilt der Grundsatz: Führung ohne Kontrolle ist keine Führung.